Alle ergernissen worden nu uitvergroot - interview Danielle Braun in AD op 27 maart 2020 over thuiswerken en online vergaderen

Wethouder Joost Reus moest na het uitbreken van de coronacrisis dan ook op zoek naar een alternatief. De wekelijkse vergadering met het stadsbestuur? Die doet de wethouder nu vanuit huis via een videoverbinding. © Koen Verheijden 

Werkend Nederland slaat massaal aan het videovergaderen. Een ideale manier om toch even je collega’s te zien. Zo’n ‘schermoverleg’ vergt wel andere spelregels en sociale vaardigheden. ,,Niet te veel bewegen, dan is iedereen zeeziek.”

Jamaica Vink 27-03-20

Als er iets is wat de Culemborgse wethouder Joost Reus veel doet, is het vergaderen. Met collega's, andere wethouders en inwoners. ,,Het beslaat een groot deel van mijn dag.” Reus moest na het uitbreken van de coronacrisis dan ook op zoek naar een alternatief. De wekelijkse vergadering met het stadsbestuur? Die doet de wethouder nu vanuit huis via een videoverbinding. ,,Snel en effectief, maar je voelt letterlijk meer afstand.”

Billen afvegen

Zoals wethouder Joost Reus vergaderen nu wereldwijd veel mensen via video. Alleen al de apps van aanbieder Zoom worden volgens vakblad Emerce gemiddeld 240.000 keer per dag gedownload. Fijn om via de virtuele weg toch je collega’s te zien en spreken, maar het is ook wennen. Sociale media stromen vol met ervaringen. Van iemand die even weg schiet om de billen van z'n kind af te vegen, tot partners die door gesprekken heen tetteren.

Alle ergernissen bij normale vergaderin¬gen worden op afstand uitvergroot

Bedrijfsantropoloog Danielle Braun en vergaderspecialist Bart Nijhuis van Team at Home zien de onwennigheid ook. Nijhuis: ,,Alle ergernissen die je bij normale vergaderingen hebt, worden op afstand uitvergroot. Uit onderzoek blijkt dat er minder vertrouwen is en minder bereidheid om informatie te delen.”
Bij video mis je ook de non-verbale communicatie, zegt Braun: ,,Normaal maken collega's onderling grapjes, er wordt geflirt. Dat valt nu weg. Terwijl die ‘gedoetjes’ voor ons als mens wel van belang zijn.”

Flessen wijn

Hoe je een videovergadering toch tot een succes maakt? Brauns advies: maak het prettig voor jezelf én je collega's. ,,Kies een plek in huis die fijn is én leuk om naar te kijken”, legt de antropoloog uit. ,,Trek geen pyjama of joggingbroek aan. Probeer er leuk uit te zien, alsof het een gewone werkdag is. Blijf jezelf serieus nemen.” Een no go: rommel. ,,Zorg dat die flessen wijn van dat feestje opgeruimd zijn.” En wees niet te druk, bijvoorbeeld met handgebaren. ,,Anders maak je elkaar zeeziek en raakt iedereen vermoeid.”

Agenda en spelregels

Ook belangrijk: bereid je goed voor. Technisch gaat er nogal eens wat mis; internetverbindingen die niet werken, collega’s die hun microfoon steeds aan laten staan. Vergaderspecialist Nijhuis: ,,Bel vijf minuten van te voren in om alles te checken. En neem als manager de tijd om collega's te begeleiden. Anders wordt het voor sommigen een drempel.”

Om een chaotische vergadering te voorkomen, zijn een duidelijke agenda en spelregels onmisbaar: ,,En één dirigent. Die geeft collega’s het woord en kapt ze af als het te lang duurt.”

Probeer er leuk uit te zien, alsof het een gewone werkdag is

Lief en leed

Maar begin, zeggen de deskundigen, niet meteen met vergaderen. Doe eerst een rondje ‘lief en leed’. ,,Virtueel gaan we sneller naar een taak toe”, vertelt Nijhuis. Een valkuil: ,,De meesten van ons zijn niet gemaakt om lang alleen thuis te werken. We zijn mensen, geen robots. Vraag hoe het gaat, wat houdt iemand bezig?”

En check ook uit, vervolgt Braun: ,,Na een vergadering is er vaak een overgangsmoment. Je vertelt over het weekend, spreekt je baas even aan. Online eindigt het abrupt. Praat nog wat door; hoe heeft iedereen het ervaren?”

Sceptisch

De Rotterdamse Guus Dutrieux (65) was eerst wat sceptisch over het videovergaderen. Dutrieux is eigenaar van Ducos Productions; organisator van festivals als Parkpop in Den Haag. ,,Ik ben niet de jongste”, vertelt hij. ,,Maar nu moest ik wel. En potjandrie, het is best een goed medium.”
De Rotterdamse Guus Dutrieux was eerst wat sceptisch over het videovergaderen. Dutrieux is eigenaar van Ducos Productions; organisator van festivals als Parkpop in Den Haag © Jan de Groen
Hij somt op: ,,Effectief, je interrumpeert minder en luistert beter. Af en toe een kind in beeld? Gezellig toch!” Na de coronacrisis wil hij het ‘erin houden’. ,,We pakken vaak de auto voor een afspraak die ook online had gekund. Zonde voor het milieu.”

Af en toe een kind in beeld? Gezellig toch!

Ook wethouder Joost Reus (57) is inmiddels thuis in het vergaderen 2.0. ,,Waar je normaal anderhalf uur overlegt, ben je nu na een uur al klaar”, noemt hij als pluspunt. ,,Wel heb je discipline nodig.

En het gaat beter als je de anderen al kent. Een stiller persoon valt in een online overleg eerder ‘weg’. Het is goed om daar rekening mee te houden.” Ook Reus verwacht na de coronacrisis te blijven vergaderen via video. ,,Maar alleen als ik snel iets wil bespreken. Ik mis toch de sociale interactie.”