Verwaarloosde rituelen geven gedoe

Danielle: Ik houd van ruzies. Dat klinkt wel heel bout. Ik heb privé namelijk een enorme hekel aan ruzies. Kan er niet zoveel mee. Maar in mijn professionele rol vind ik het een grote uitdaging om disfunctionele teams (da’s vaak een mooi woord voor iets wat je in een andere situatie gewoon ruzie zou noemen) weer op een constructieve manier met elkaar te laten samenwerken.

Wat mij opvalt is dat veel gedoe in teams ontstaat doordat er op enig moment verwarring of onduidelijkheid is ontstaan. Een voorbeeld: ik begeleide een team dat in z’n geheel was overgegaan van een branche organisatie naar een landelijke organisatie. De bedoeling was dat het nieuwe team zou integreren in de nieuwe organisatie met 100 vakgenoten. Op papier volstrekt logisch; zelfde taakgebied, zelfde afnemers. Nu, twee jaar later, ging het verre van goed met de mensen die waren overgegaan. Ze waren een afzonderlijk team in het grote geheel gebleven. Hadden in de kantoortuin een eigen hoek geclaimd en daar een bordje op de muur gespijkerd met de naam van hun oude organisatie. Wilden hun klantgegevens en materiaal onder geen beding delen met hun nieuwe collega’s (die zij zelf nog niet zo noemden). Accepteerden geen leiding van de directeur waar ze nu onder vielen. Ondertussen hadden ze ook onderling mot. Heftige strijd om de informele macht in het team, uitsluiten van één van de teamleden, ongewenste intimidatie van de enige vrouw in het team, roddelen en clubjesvorming. Ik werd gebeld met de vraag of ik een einde wilde maken aan “dit gedoe”.

In de gesprekken met de teamleden heb ik gevraagd hoe de overgang naar de nieuwe organisatie eigenlijk was verlopen, gevierd, gemarkeerd. Nou.... Niet! Er was al drie jaar heen- en weer getrouwtrek tussen de directeuren van beide organisaties over wel- of niet overgaan. In die periode is wantrouwen ontstaan en heeft het team zich teruggetrokken van de leiding en is langzaam maar zeker een eigen, informele machtsstructuur gaan opbouwen. Op de formele dag van de overgang was het de bedoeling dat het team op een bijeenkomst met receptie met familie uitgeleide gedaan zou worden. Dat was immers de gewoonte in de oude organisatie als er iemand vertrok. Je kreeg dan een mooi beeldje mee, een getuigschrift van je baas, vriendelijke woorden en de gelegenheid om nog iets tegen je collega’s te zeggen. Door het gedoe én door ziekte van de leidinggevende, was de bijeenkomst op het allerlaatste moment gecanceld. Er was nooit een afscheid geweest. Ook in de nieuwe organisatie was het team niet echt attent ontvangen. Geen welkomstbloemetje of praatje. Geen voorstelronde aan de andere collega’s. Niks. Later is het “niks-patroon” talloze keren herhaald. Nieuwe leidinggevende op het team; geen kennismakingsritueel. Eerste vrouw in het team: doen we of dat heel gewoon is,....

Het gebrek aan een duidelijk overgangsmoment, gebrek aan respect voor rituelen en posities, heeft van dit team een introvert en té zelfsturend team gemaakt. En toen kwam er gedoe. Wat nodig bleek in dit team, was het benoemen van dit gebrek aan goede overgangsmomenten. Bij een paar overgangsmomenten hebben we met terugwerkende kracht stil gestaan. De oude organisatie heeft sorry gezegd en alsnog in een kleine bijeenkomst afscheid genomen. Mét beeldje en borrel. Om de leidinggevende echt positie te geven en de uitsluiting van die ene collega aan te pakken waren wel wat meer gesprekken nodig. En rituele momenten. Waarop openlijk werd uitgesproken dat dit gedrag niet meer werd gewenst. Een screensaver met gewenste omgangsvormen door het team zelf opgesteld, barbecue met de nieuwe collega’s. Het werkte. De rituelen gaven duidelijkheid. Maakte posities en rollen weer helder. De teamleden konden zich weer koesteren in de gedachte dat ze werkte in een organisatie waar ze ook gezien werden. Konden ze eindelijk weer gewóón aan het werk...
Soms zie ik juist hele mooie rituelen in een organisatie. Een nieuw MT dat een dag uittrekt om elkaar eens goed te leren kennen. Een reorganisatie waarbij een gesprek over de nieuwe missie door cartoonisten wordt opgetekend; de cartoons hangen in elke kamer. Een fototentoonstelling over de klanten wereldwijde klantenkring van een bedrijf om meer aandacht voor een open cultuur te vragen. Het werkt. Keer op keer.

De functie van rituelen.

Met een ritueel bedoelen we een serie handelingen die plaats- en cultuur gebonden zijn. Ze worden gebruikt bij grote overgangsmomenten in het leven van een individu of groep. Een ritueel kan een ceremonie van dagen zijn, maar ook een klein persoonlijk gebaar, kleding, specifiek gebruik van een voorwerp, muziek of dans.

Rituelen hebben een aantal belangrijke functies.

• Ze geven veiligheid.

  Denk aan de knuffelbeer van je kind. Je power pakje bij een sollicitatie. Een220px-Mexican_curious_01 aftrapbijeenkomst voor een grote reorganisatie. Het bezoek van de koningin na een ramp. In Zuid-Amerika geven families jaarlijks een grote pick-nick bij het graf van de overledenen. Zo weten ze zeker dat de voorouders zich niet vergeten voelen en pesterig gaan ronddolen.

• Ze geven binding.

  Het jaarlijkse personeelsuitje. De inuïts (eskimo’s) die een jaarlijkse zangwedstrijd houden, zodat iedereen uit ver afgelegen dorpen elkaar weer ontmoet en ze de conditie van het ijs kunnen doorspreken. De bak koffie met saucijzenbroodje in de politiewacht op maandagnacht om 3.00 uur.

• Ze leren ons de mores.

  De jonge mannen in veel Afrikaanse landen die dagen lang ontgroeningsrituelen ondergaan en leren jagen op weg naar hun volwassenheid. Studentenontgroening. De nieuwe medewerker die een mentor krijgt toegewezen. De collectieve trainingsprogramma’s voor nieuwkomers in veel organisaties. Assesments. Beoordelingsgesprekken. Vervloekingsrituelen bij de angst voor hekserij in een klein dorp in India. Vlootschouwrondes.

• Ze maken rollen helder.

  De Ileja maskerade in Nigeria, waarbij gemaskerde mannen een spiegel dragen om kwaaddoeners te straffen. Ná de parade zijn ze geen beul meer, maar gewoon mededorpsgenoot. Het tijdelijk instellen van een interimmanager voor een reorganisatie maakt duidelijk dat er nu iets gaat gebeuren wat de zittende macht niet kan doen. Brainstormsessie die op een andere plek plaatsvinden omdat er nu geen hiërarchie is, maar creativiteit wordt gevraagd.

• Ze geven ritme.

  De jaarlijkse planning & controlcyclus. Het intrommelen van de volle maan door boeddhistische monniken. De pensioen-in-zicht cursus. Je eigen “mail-aanzetten – koffie nummer 14 uit de automaat pakken – postvakje legen” ritueel.

Wie rituelen in de organisatie vergeet, vergeet veiligheid, binding, mores, rolverheldering, ritme.

Ja, het vieren van rituelen kost tijd en geld. In deze tijd van lean en mean zie ik veel leiders schrappen in het budget voor rituelen. Het vergeten ervan is op termijn duurder. En een goed ritueel hoeft niet duur te zijn.