Stop met vergaderen, steek kampvuren aan
Cultuur ontstaat in gezamenlijke betekenisgeving van een groep mensen. Verandering ontstaat wanneer de oude betekenisgeving ter discussie wordt gesteld. Cultuur schep je met elkaar. Niet in traditionele vergaderingen waar je hijgend in twee uur probeert alle agendapunten af te vinken, maar in waardevolle gesprekken. ‘Kampvuurgesprekken'.
Waarom verandert cultuur in dialoog? Stel: ik zet elke donderdagochtend de vuilnisbakken buiten. Elke week heb ik twee keuzes: cultuurbestendiging of cultuurverandering. Ik zou bijvoorbeeld op een dag tegen mijn partner kunnen zeggen ‘zeg schat, wil jij de vuilnisbakken eens buiten zetten, want ik heb eigenlijk geen zin om dat elke week te doen’. Afhankelijk van het antwoord verandert onze gemeenschappelijke betekenisgeving rondom het buiten zetten van de vuilnisbakken en onze taakverdeling. Cultuur verandert niet in grote campagnes en tsunami-achtige top-down uitrolsessies. Cultuur ontstaat in dit soort microdialogen. Omdat mensen de tijd nemen, kort of lang, om hun gezamenlijke betekenisgeving onder de loep te nemen.
Dat kan je natuurlijk laten ontstaan óf je kunt het proces van verandering en cultuurvorming een handje helpen. Dat doe je door tijd te maken voor goede gesprekken in een juiste setting en met de begeleiding van 'een magiër' ofwel een facilitator of voorzitter. In het boek Building Tribes beschrijven we hoe je de rol van de magiër op zijn best faciliteert en zo de groep op een hoger plan tilt. In de training Building Tribes leer je dit ook te doen en werk je aan je facilitatieskills.
Hieronder een voorproefje… Kort samengevat is dit de procedure hoe je een goede dialoog faciliteert, een kampvuur aansteekt. Dit is het nog kale frame. In Building Tribes leer je hoe deze zes fases er totaal verschillend kunnen uitzien bij een fusiegesprek, een conflictgesprek, een besluitvormend gesprek, een afscheidsontmoeting, een gesprek om sorry te zeggen, een gesprek over het halen van resultaten, een sales gesprek, …
De zes fases van een kampvuurbijeenkomst
(uit: Building Tribes – reisgids voor organisaties)
- De voorbereiding
Met wie bereid je de bijeenkomst voor? Heb je anderen nodig of kun je dit alleen? Wat is het doel en welk type (zie Building Tribes) kampvuurgesprek ga je voeren? Wie - of beter gezegd - welke perspectieven moeten bij het kampvuur aanwezig zijn? Wie gaat begeleiden? Notuleren? Willen we nog iets meegeven ter herinnering? Regel vervolgens praktische zaken als: de uitnodiging, locatie, attributen of geschenken, opstelling van stoelen en tafels en de aankleding van de zaal. - Het kampvuur aansteken
De warming-up is een belangrijk onderdeel van elk kampvuur. Het is het overgangsritueel van de dagelijkse realiteit naar een gezamenlijke fysieke en mentale ruimte, waarin emoties en ideeën kunnen worden uitgewisseld. Je steekt als het ware het vuur aan. Je schept de omstandigheden om dromen, zorgen, gedachten en meningen met elkaar uit te wisselen en om even los te komen van tijdstaten, rapportages, productieschema’s, de vragende leerlingen of patiënten. Tijdens de warming-up kan iedereen verbinding maken met elkaar en met de aanleiding, de reden en de doelen van de bijeenkomst. Landen en focussen. Onderdeel hiervan is altijd een check-in. - Het kampvuur
Tijdens deze fase vind het echte kampvuur plaats. De inhoud van het overleg. Afhankelijk van het doel en de aanleiding kies je bijvoorbeeld. een van de vormen die in Building Tribes staan beschreven. Een selectie uit de overweldigende menselijke rijkdom van impactvolle interacties en cultuurspecifieke vormen met zang en dans, maar dan vertaald naar de zakelijker context van organisaties. In Building Tribes vind je vormen om sorry te zeggen, afsceheid te nemen, te fuseren, een concurrentieslag te maken, conflict te beslechten, etc. Met handige checklists en stappenplannen. - De climax
In deze fase wordt besloten tot een actie. Elk kampvuur werk toe naar naar een climax, een catharsis, een pointe. Dat kan bijvoorbeeld een heel concreet zakelijk besluit zijn, een welgemeend excuus, een welkom, een beeld van de toekomst. Dit moment zal vaak worden gemarkeerd door een toespraak van de leider. - Het kampvuur doven
Na het hoogtepunt is het tijd om af te ronden, om het vuur voor dat moment te doven. Om de overgang te maken naar de dagelijkse drukte van rapporten, klanten, lesprogramma’s, directiekamers en fabriekshallen. Dit doe je door door ervaringen te delen en voornemens te formuleren. De afronding is een overgangsritueel van het buitengewone gesprek naar de dagelijkse werkelijkheid. Mensen worden bedankt voor hun aanwezigheid en ondersteuning. - Opruimen en terugblikken
Tenslotte is het tijd om op te ruimen en terug te blikken op het gehele proces. Met de begeleider, de organisatie en eventueel met een of twee deelnemers. Wat ging er goed, wat was minder goed en waarom? Wat deden de begeleiders waardoor het goed verliep? Wat hebben de deelnemers hierin gedaan? Wat doen we de volgende keer anders? Door elke keer stil te staan bij wat er gebeurd is en hoe het gegaan is, winnen de kampvuurgesprekken aan kracht en effectiviteit.
‘Als het praten ophoudt, kan het gesprek beginnen’.
Paul van den Bergh, schrijver
Dr. Danielle Braun is corporate antropoloog, directeur van de Academie voor Organisatiecultuur en auteur van de boeken de Corporate Tribe en Building Tribes. Op 14 nov is er een groot event rondom het boek Building Tribes. Danielle verzorgt trainingen Building Tribes en Kampvuurgesprekken: www.avorganisatiecultuur.nl
