Deep Democracy: inchecken maakt je present
Voordat piloten bij KLM Air France opstijgen checken ze in met elkaar. Hoe het met iedereen gaat en ze stellen elkaar een vraag over vliegveiligheid. In het oogziekenhuis Rotterdam geven artsen aan hoe ze er emotioneel bij zitten groen, oranje, rood. En ook daar stellen ze elkaar door middel van een set kaarten vragen over patiëntveiligheid. Inchecken verbindt, maakt je scherpt en zorgt voor aandachtigheid. Zodat iedereen present is.
Wij werken aan presentie door in al onze leergangen en trainingen het belang van een goede check-in steeds opnieuw in te trainen en te benadrukken. Als we met een directieteam aan de slag gaan of als we zelf met ons eigen team ‘vergaderen’, doen we dat nooit zonder in te checken.
Een check-in is een ronde waarbij iedereen antwoord geeft op een open vraag, die relevant is voor de context. Een vraag kan zijn: hoe zit je er bij vandaag? Maar ook meer zakelijk: hoe denk je over de begroting?
Afhankelijk van de aard en lengte van de bijeenkomst varieert de duur van een check-in van vijf minuten tot een halve dag. Een check-in is eenvoudig te doen en zorgt dat iedereen er echt is. Geren en gevlieg van thuis of werk worden even geparkeerd. Je focust op elkaar en op het onderwerp waar de bijeenkomst over gaat. Daarmee schept de check-in een onmisbare bedding voor de rest van de bijeenkomst, waarin alles makkelijker gezegd kan worden en je sneller ‘to the point’ kunt komen.
Uit de methode van Deep Democracy komen een aantal do’s die een check-in beter maken:
- Popcorn-stijl: we gaan niet het rijtje af, maar wie iets wil zeggen neemt het woord. De uitnodiging is: ‘Pop when you’re hot, don’t wait too long or you’ll burn’.
- Sharing & dumping: we reageren niet op elkaar.
- De facilitator of voorzitter begint. Daarmee kan hij/zij de wijze van inchecken modelleren: de duur, de mate van intimiteit die wordt gedeeld, etc.
- Ieder neemt de tijd die hij/zij denkt nodig te hebben, ‘wetende dat de bijeenkomst een bepaalde tijdsduur heeft’.
- Als iedereen is ingecheckt vat de voorzitter samen. Zo weet je wat er leeft in de groep en zal iedereen zich gehoord voelen. Betrokkenheid en presentie zijn het gevolg.
